Alles verandert: hoe houd je focus en blijf je resultaatgericht?

Sinds de intelligente lockdown voltrekt zich een digitale revolutie en worden we overladen met tips, tricks, adviezen, online webinars en video’s voor het werken met x, y of z. In no-time is Teams een begrip en Zoom-en een werkwoord geworden.
Fijn, want hierdoor kunnen veel organisaties, bedrijven, instellingen en dus ook medewerkers, klanten, patiënten etc. blijven doen wat ze moeten doen en krijgen wat ze nodig hebben.
En mooi om te zien dat hele sectoren waar de veranderbereidheid in de oude werkelijkheid ver te zoeken was prima in staat blijken om, als het moet, van het een op het andere moment digitaal te gaan.

Op afstand werken is niet het enige dat verandert
Het aanzetten en gebruiken van de online platformen is de minimale vereiste om werkzaamheden door te kunnen laten gaan. Na bijna twee maanden op afstand werken komen de meeste organisaties komen in een herijkingsfase. In veel gevallen verandert deze crisis namelijk niet alleen de manier van (samen)werken, maar ook wat er gedaan moet worden, wanneer en hoe. Omdat de vraag verandert, op afstand werken beperkingen geeft, grondstoffen of materialen niet meer of in mindere mate geleverd worden, personeel minder beschikbaar is etc., veranderen doelstellingen, werkzaamheden, werkafspraken, werkprocessen en onderlinge verhoudingen óók.
Het sturen en begeleiden van dit proces is hét issue waar organisaties nu voor staan.

Focus vraagt om duidelijkheid
Bij zoveel abrupte veranderingen is duidelijkheid creëren de absolute prioriteit. Duidelijkheid voor medewerkers, klanten en leveranciers. Duidelijkheid vraagt om keuzes en beslissingen: Wat wordt de focus de komende tijd? Wat doen we wel en wat doen we niet als team, afdeling of organisatie? Hoe kan iedereen daar aan bijdragen? Wat doen we anders? Wat zijn de prioriteiten?*
Door regelmatig te reflecteren krijg je overzicht waardoor je deze keuzes kunt maken en richting kunt geven. Daardoor kan je langzaam maar zeker meer regie nemen over de situatie en loop je minder achter de feiten aan.
Want ondanks het feit dat de situatie instabiel is en van veel externe factoren afhankelijk, krijg je ook helder waar je wel invloed op hebt en kan je bepalen hoe je daar mee omgaat.

Hoe houd je iedereen aangesloten en gemotiveerd?
Stel een transitie team samen
Realiseer je dat deze situatie een blijvende verandering in gang heeft gezet. Waar het precies eindigt is nog niet duidelijk, maar dat je in een transitieproces zit is evident. Om dit onbedoelde veranderproces in goede banen te leiden stel je een team samen met medewerkers van verschillende afdelingen en functies. Op die manier gebruik je de aanwezige inzichten, ervaring en expertise in alle lagen van de organisatie (of afdeling). Bovendien vergroot het betrekken van medewerkers en het aanspreken van de organisatiewijsheid de motivatie.

Communiceer en motiveer!
Helder, positief en regelmatige communiceren is een pré om iedereen betrokken te houden. Vaak worden verschillende kanalen gebruikt -What’sapp, Slack, intranet, Teams – voor verschillende taken, werkzaamheden of processen. Zorg dat helder is welk kanaal waarvoor wordt gebruikt en dat iedereen weet wat het formele (corporate) kanaal is.
Voor de motivatie is het belangrijk om concreet, zinvol en verbindend te communiceren, zoals hoe kunnen medewerkers bijdragen, wat wordt van ze verwacht en hoe worden ze ondersteund.
Berichten over hoe het collega’s (thuis) vergaat, hoe men elkaar onderling kan helpen en welke ontwikkelingen er zijn bij verschillende afdelingen en teams kunnen het wegvallen van het informele communicatie circuit, contacten bij het koffie apparaat, in de wandelgangen of tijdens de lunchpauze, een beetje compenseren.
Belangrijker dan ooit bij het op afstand werken is persoonlijke aandacht. Bel als leidinggevenden regelmatig  je teamleden om te horen hoe het met ze gaat. En stimuleer dit contact ook tussen individuele medewerkers.
Een luisterend oor en even je verhaal kwijt kunnen doet iedereen goed!

In het e-book “In 5 stappen je veranderdoel bereiken” (gratis download) ga ik uitgebreid in op hoe je dit proces aanpakt. Op dit moment komt daar nog een variabele bij: ‘werken op afstand’.
Omdat dit plotseling zo urgent is, werk ik momenteel aan een toegepaste versie van het boek. Zodra dat beschikbaar is, laat ik het hier weten.Mocht je in naar aanleiding van dit artikel concrete vragen hebben, aarzel dan niet contact op te nemen:
Monica@Branie.org of telefonisch via 020 7370678. Ik help je graag concreet verder.

Ik wens jou en je team goede gezondheid en veel wijsheid toe in deze onzekere tijden!

*In het webinar dat Ben Tiggelaar 24 maart j.l. gaf voor Sprout/MT.nl, vertelt hij uitgebreid hoe je dat doet  in tijden van corona. In dit artikel lees je zijn concrete tips en vind je een link naar het webinar.