Case Hogeschool Leiden
Onderling vertrouwen en samenwerking verbeteren bij de dienst IVT
Hogeschool Leiden is een hogeschool in het centrum van Leiden die bachelor- en masteropleidingen aanbiedt. De school telt zo’n 11.000 studenten en ongeveer 800 personeelsleden.
Uitdaging
Hogeschool Leiden is bezig met een herindeling van haar centrale organisatie. Deze verandering heeft onder andere invloed op de afdelingen ICT, informatiemanagement en functioneel beheer: zij gaan samen een nieuwe dienst vormen. Eerder werkten deze diensten al nauw samen, maar vormden zij organisatorisch geen entiteit.
Op het eerste gezicht vormde het geen probleem om de drie diensten samen te voegen: de medewerkers van de verschillende diensten gingen goed met elkaar om. Toch was er sprake van onderling onbegrip en wantrouwen. Ook bestond er tussen de teams frustratie over de behaalde resultaten.
Door het wantrouwen tussen de teams trokken de teamleden onvoldoende met elkaar op en verliep de samenwerking op sommige onderdelen stroef.
Opdracht
Hogeschool Leiden schakelde Branie in om de samenwerking te verbeteren door de bestaande misverstanden bespreekbaar te maken en het vertrouwen tussen de leden van de verschillende teams te herstellen. Het doel was om het managementteam zo soepel mogelijk tot elkaar te brengen en een constructieve samenwerking op te bouwen op basis van vertrouwen, effectieve communicatie en gedeelde doelstellingen. Met behulp van Branie begon het nieuwe management team met een boost aan de transitie.
Aanpak
Branie heeft in overleg met de betrokkenen een op maat gemaakte teamdag georganiseerd voor tien deelnemers.
De focuspunten voor de teamdag waren:
- Onderling vertrouwen creëren
- Communicatie verbeteren
- Persoonlijke inzichten en teaminzichten verwerven
Programma
De dag begon met een creatieve activiteit waarbij de teamleden letterlijk met elkaar bezig waren: elk teamlid boetseerde het hoofd van een collega. Deze activiteit zorgde voor een open, gemoedelijke en veilige sfeer.
Vervolgens namen de teamleden deel aan verschillende creatieve en interactieve werkvormen om te komen tot:
Persoonlijke inzichten
Teaminzichten
Concrete verbeterpunten waarop actie moet worden ondernomen
Concrete afspraken
Aan de hand van de teamdag heeft Branie een adviesrapport op maat opgesteld met daarin handvatten en concrete vervolgstappen voor het nieuwe team.
De positieve uitwerking van de teamdag en het adviesrapport blijken ook uit de reactie van de Hogeschool Leiden:
“De output van de dag laat zich het beste samenvatten in een aantal steekwoorden, namelijk: vertrouwen, inzicht en positie. Hogeschool Leiden kijkt tevreden terug op de dag zelf en op de voorbereiding en afhandeling van de opdracht. Het adviesrapport geeft ons een samenvatting van de dag zelf en nog veel belangrijker: concrete vervolgstappen voor de komende transitieperiode. En dat is gelukt. Centraal stond elkaar ‘echt’ leren kennen, d.m.v. inzicht en begrip voor elkaars beweegredenen, wat weet je (nog niet) van je collega en het uitspreken van eerdere misvattingen.”
Resultaat: waardering samenwerking van 6 naar 7,6!
De teamleden van het nieuwe team beoordeelden hun samenwerking vóór de teamdag met gemiddeld een 6.
Twee weken na de teamdag scoorde de samenwerking gemiddeld een 7,6.